Facturatiecyclus
Het complete proces van facturen maken, herinneringen versturen per mail of sms en eventueel een incassotraject starten, kun je via DigitaleFactuur zelf aanmaken en beheren. Met de facturatiecyclus die je zelf hebt samengesteld, doorlopen je facturen automatisch het juiste traject en hoef je niet steeds zelf te denken aan het sturen van herinneringen of aan wettelijke termijnen.
Beheren van je facturatiecycli
- Open het instellingen menu door rechtsboven op Bedrijf te klikken en vervolgens op het kopje Instellingen .
- Klik vervolgens onder Facturen op het kopje 'Facturatiecyclus'.
- Klik op Nieuwe cyclus om een nieuwe cyclus aan te maken, of bewerk je huidige cyclus door op te naam te klikken van de cyclus
Mogelijkheden in de Facturatie cyclus
Aangepaste vervaldatum
Allereerst is het mogelijk om de vervaldatum aan te passen. Hiermee kan je zelf instellen hoeveel dagen nadat de vervaltermijn is verlopen de herinnering wordt verzonden.
Facturen meesturen als bijlage
Wil je inzicht hebben of de klant de factuur heeft bekeken, verstuur de factuur dan niet als bijlage maar stuur de link om de factuur online te bekijken. Met deze optie kan de klant de factuur downloaden en kan jij zien wanneer je klant de factuur heeft gezien.
Korting bij betalen via iDEAL
Met deze optie is het mogelijk om je klanten direct te laten betalen met iDeal en ze daarvoor een korting aan te bieden. Hiermee vergroot je de kans dat je klanten de factuur betalen via iDEAL. dat is en sneller en scheelt jou tijd omdat je niet meer zelf hoeft te controleren welke facturen wel of niet betaald zijn.
Betalingstermijn instellen
Wanneer je bij het openen van een cyclus naar beneden scrollt zie je de daadwerkelijke stappen van de cyclus. Wil je een extra stap toevoegen zoals bv. Incasso gebruik dan de plus knop bij de stap ervoor. Of pas de huidige cyclus aan door op het potloodje te klikken. Hanteer je een andere betalingstermijn pas dan het aantal dagen aan tussen de stappen.
Enkele tips op een rij
- Bij het aanpassen van een facturatiestap kun je instellen op wat voor manier de factuur verstuurd moet worden. Verstuur bijvoorbeeld de aanmaning via zowel per mail als met de post zodat je zeker weet dat de factuur aankomt bij je klant.
- We raden aan om herinneringen en aanmaningen automatisch via het systeem te versturen. Zo voorkom je dat facturen blijven liggen en niet betaald worden.
- Gebruik bij bij facturatiestap andere teksten om aan te duiden dat de betalingstermijn verstreken is. Verander het onderwerp van de e-mail van Factuur naar Herinnering.
